Codziennik

Jak napisać e-maila?

Tradycja pisania maili (lubię pisać to słowo w polskiej wersji – mejl. mejli) jest krótka, więc nie ma wzorców stylistycznych. Mail/ mejl to wiadomość elektroniczna nawiązująca do tradycyjnego listu i do konwencji rozmowy bezpośredniej. Tak więc forma będzie zależała od tego, kto jest adresatem i czy to jest list prywatny, czy służbowy, czy to list do kogoś bliskiego, czy też do nieznajomego, który staje się kimś bliskim. Pozwolę sobie na udzielenie kilku wskazówek, które dotyczyć będą przede wszystkim listów oficjalnych.

1. Przywitanie.
Błędem jest popularne „witam”. Wita tylko gospodarz w swoim domu lub miejscu pracy, a nie ten, kto przychodzi, czy pisze. Najbezpieczniejszym przywitaniem jest sformułowanie Szanowna Pani/ Panie ( po nagłówku przecinek). Zwracanie się po imieniu do osoby nieznajomej jest niedopuszczalne, np. Panie Marku. Możemy tak napisać, kiedy znamy tę osobę i kiedy w realu też się tak do niej zwracamy. W korporacjach uczą, że zwracanie się do osoby nieznajomej po imieniu, nawet używając bezpiecznego pan/ pani przed imieniem, oswaja rozmówcę i jest miłe. Nie dla każdego miłe i niekoniecznie eleganckie, moim zdaniem. Nie cierpię, kiedy załatwiam sprawę, a młodzieniec mówi do mnie pani Marto. Powinien mówić tylko pani.
Jeśli korespondujemy z kimś kilkakrotnie w ciągu dnia, nie rozpoczynamy każdego maila od nagłówka, tylko od razu odpowiadamy na otrzymaną wiadomość.

2. Każdy list trzeba podpisać imieniem i nazwiskiem. List prywatny, do znajomego można podpisać tylko imieniem.

3. Przed wysłaniem trzeba koniecznie sprawdzić, czy na pewno mail wysyłam do właściwej osoby. Także trzeba sprawdzić, czy adres jest wpisany w pole „Do”. I czy przez przypadek nie prześlemy tegoż listu do wszystkich kontaktów.” Dw” oznacza „do wiadomości” – w tym polu powinien się pojawić adres osoby, która nie jest adresatem wiadomości, ale powinna ją również odczytać. Kiedy odpisujemy na maila, w którym użyliśmy pola „Dw”, należy użyć przycisku „Odpowiedz wszystkim”, wtedy nasza odpowiedź trafi do wszystkich zainteresowanych i oszczędzimy sobie kopiowania i wklejania tejże odpowiedzi do innych. „Udw” oznacza ukryte wiadomości. W tym polu powinny się pojawić adresy osób, które wiadomość powinny odczytać, ale pozostali nie powinni o tym wiedzieć. Dzięki temu polu nie zdradzamy także adresów innych osób, bo są one niewidoczne dla adresatów. Jeśli użyjemy tej opcji kilkakrotnie, wpisując wielu adresatów, może nam się włączyć filtr antyspamowy i zablokować wysyłanie wiadomości.

4.Pamiętaj o wpisaniu tematu wiadomości, jeśli chcesz, by Twój list został zauważony i przeczytany. Temat pozwala także łatwiej wyszukać list z przeszłości.

5. Używaj znaków diakrytycznych.

6. Nie pisz wielkimi literami. W Internecie oznaczają krzyk i agresję. Czasami możesz sobie pozwolić na podkreślenie tekstu lub pogrubiebie czcionki.
7. W korespondencji oficjalnej nie stosuj kolorowego tła.

8. W prywatnej korespondencji możesz sobie czasami pozwolić na emotikony, w oficjalnej nie.
9. W oficjalnej korespondencji powinieneś odpowiedzieć w ciągu doby, w prywatnej w ciągu kilku dni. Jeśli jesteś nieobecny, ustaw autoresponder (wiadomość generowana jako automatyczna odpowiedź informująca o nieobecności).

10. Nie wysyłaj wiadomości ze zbyt dużymi załącznikami, a jeśli, to poinformuj uprzednio. W treści wspomnij o załączniku, aby odbiorca go nie przeoczył.

11. Zakończ elegancko swój list pozdrowieniami lub wyrazami szacunku. I koniecznie podpisz się imieniem i nazwiskiem w korespondencji oficjalnej ( w prywatnej może być tylko imię). Powtarzam to raz jeszcze, ponieważ nagminnie otrzymuję listy bez podpisu albo z podpisem „czytelniczka”.

12. Korespondencja prywatna to zupełnie inna bajka i inne w niej panują zwyczaje.

13. Zaglądanie do cudzej skrzynki mejlowej i czytanie cudzych sms-ów to ten sam rodzaj nietaktu, co otwieranie tradycyjnej korespondencji. „Nietakt” to oczywiście eufemizm.

Jak wyglądać może prywatna korespondencja z nieznajomym?
Zapraszam do lektury mojej najnowszej powieści pod tytułem „Zakochaj się, mamo”.

in / 71 Views

11 komentarzy

  • ~Bluebell 11 maja 2015 at 15:30

    Pani Marto, ten zwyczaj ze stosowaniem :”Witaj” jest praktykowany i w korporacjach. Korzystam z okazji i polecam wyklad Philippa Pettita o ludziach korporacji; jeszcze nie przesluchalam, ale ogladalam inne wystapienia P.Pettita i jestem zachwycona.

    Reply
    • MarcelQ 11 maja 2015 at 21:24

      Praktykowany, co nie oznacza automatycznie, że jest to poprawne. Co prawda uzus niekiedy sprawia, że niegdyś niepoprawna forma staje się poprawna (jak w przypadku np. czasowników „mielić, „pielić” i „ścielić”), ale póki co „witam” nie dostąpiło zaszczytu wejścia w sferę poprawności.

      Polacy nie potrafią pisać maili czy listów. Ba, Polacy bardzo źle znają języki obce oraz ojczysty. W ogóle nie czytają, a analfabetyzm wtórny czai się za rogiem. Szkoda!

      Reply
      • ~Bluebell 15 maja 2015 at 14:53

        Dla mnie, pani Marto, słowo : „Witam” brzmi jakoś dziwnie obojętnie, chłodno, choć niby niesie w sobie cos pozytywnego z pozoru; wlasnie z pozoru, bo inaczej zabrzmi wypowiadane przez bliska nam osobe, choc teraz juz jest naznaczone negatywnie.
        Podobno 56 % Polakow nie czyta ksiazek. Swoja droga czytanie jest luksusowa i elitarna czynnoscia, bo wymaga wiele czasu i skupienia. Z drugiej strony na inne formy spedzania czasu, to wiele ludzi jakos ma czas. Pisanie listow sprawia trudnosc, ale i w rozmowie bezposredniej sa pewne tematy nie poruszane, wazne tematy, esencjalne, ktore i tak sa, a nie omawiane tylko wyeksploduja kiedys tam.

        P.S. Pamietam, pani Marto, ze mialam odnalezc dla Pani fragment z „Wiem, co mowie” J.Hena, pamietam o tym, pani Marto!

        Reply
  • ~Pozytywny 11 maja 2015 at 20:35

    Bardzo trafne uwagi. Nie wszyscy traktują maila jak list i popełniają takie błędy jakie zostały wymienione w powyższym wpisie.

    Reply
    • ~Iza 14 maja 2015 at 22:09

      „Witam” nowych blogowiczów i pozdrawiam dawne Blogowiczki z Krystyną na czele. Przez wiele lat pisałam do Marty e- maile oraz wpisywałam się na niniejszym blogu. Bedąc po studiach techicznych, mało tego! z maturą w TB pisałam do Marty przez jakieś 3. lata. Owszem, miałam wymagające Panie od polskiego od podstawówki, poprzez szkołę średnią. Chodzi mi o to, że język nasz ojczysty się zmienia z uwagi na wpływy języka światowego (czytaj: angielskiego) i oprócz słów, które mówimy jak oni piszą przejęliśmy to „witam” co w moim odczuciu jest jak anglelskie /hello/. Mój syn, dla którego „ojczyzną jest język angielski” e- maila do mnie zaczyna: Hej Mama! Co chyba znaczy po ichniemu „cześć mama”? Reasumując to to „witam” w e- mailu nie jest najgorsze. List to „insza inszość”. Też się wkurzam gdy moi synowie pytają: co? gdy od dziecięctwa uczyłam ich, że nie mówi się „co?” ino „słucham?” Moja wina, bo od dziciństwa kazałam się im uczyć angielskiego, a Anglicy mówią /what/ jeśli chcą aby powtórzyć pytanie. Pozdrawiam, Iza
      Ps. Pochwaliłam się młodszemu synowi, ze rozmawiając z Niemką po angielsku powiedziałam na ziemniaki „petejtous”- tak mówię. Zauważyłam, ze ona domaga się wyjaśnień. Więc powiedziałm jej po angielsku, że to warzywo w moim „faterlandzie” nazywa się kartofel. „I was born in Kaszuby „- dodałam. Ona: I understand. Byłam wniebowzięta, ze nauczyłam Niemkę polskiego słowa. Jak pochwaliłam się młodszemu synowi, że nauczyłam Niemkę słowa kartofel to się uśmiał, bo uczył się niemieckiego od podstawówki.

      Reply
  • ~Ciaprok 17 maja 2015 at 21:55

    Na zajęciach z językoznawstwa profesor opowiadał nam, że bodajże jego kolega po fachu, na wiadomość e-mailową rozpoczynającą się od „Witam”, odpisywał: „Żegnam”. 🙂

    Reply
    • Marta 22 maja 2015 at 19:16

      Podoba mi się!

      Reply
  • ~Adam Borkowski 20 maja 2015 at 20:35

    Wtrące swoje trzy grosze do komentarzy.
    Jest piękny zwrot uzywany od dawien dawna „Szczęść Boże”. Jest to przyjemny wytrych rozpoczynający każdą wiadomość listowną czy elektroniczną.
    Adam Borkowski

    Reply
    • ~Bluebell 22 maja 2015 at 14:10

      Mój Ojciec wręcz twierdzi, iż zwrot : „Szczęść Boże” byłby niezwykle miły i odpowiedni przy powitaniach i pożegnaniach takich bezpośrednich. Ojciec po wojnie mieszkał jakiś czas na Górnym Śląsku i opowiadał, iż tak właśnie pozdrawiano się wówczas w szkole, w pracy w relacjach towarzyskich, sąsiedzkich.
      Gdybym powiedziała teraz komu „Szczęść Boże”, to pewnie uznałby, że z główką coś nie tak!! I to w naszym cudownie katolickim kraju, czyli w Polsce! Ho, ho, tak, tak, a to ci dopiero „chrześcijaństwo”…. ….. ….

      Reply
    • Marta 22 maja 2015 at 19:18

      Myślę, że gdybym napisała „Szczęść Boże” do przyjaciela księdza, byłby rad. Babcia także. Ale inni byliby zdziwieni. Wszystko zależy od tego, do kogo piszemy.

      Reply
      • ~Bluebell 25 maja 2015 at 15:38

        Ale i tez, pani Marto, byc moze dobrze byloby, gdyby kazdy pozdrawial sie tak jak uwaza za sluszne, na przyklad osoba mowi: „Szczęść Boże”, przychodząc do urzędu, a urzędnik odpowiada: „Dzień dobry”, czy też i na odwrót. Dlaczego ma być jeden tylko sposób laicki czy religijny, czy jakikolwiek inny. Tak czy inaczej to jest presja jednej opcji, obojetnie jakiej. I ja sie pytam: GZIE JEST TU TA TOLERANCJA I WOLNOSC? Żyjemy i tak w totalitarnym swiecie, mniej lub bardzie; nie oszukujmy sie. Pytanie czy kiedys bedzie inaczej i lepiej?

        Reply

    Napisz swoją opinię

    Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *